Como fazer uma previsão orçamentária condominial?

Uma boa previsão orçamentária de condomínio requer paciência e atenção aos detalhes. Devemos montar uma relação de todas as despesas que o condomínio teve ao longo dos meses.

Gastos sazonais também precisam ser considerados na hora de montar o planejamento. Determinadas épocas do ano resultam em um aumento de despesas.

O cálculo precisa ser feito levando em consideração uma margem para imprevistos.

Análise criteriosa sobre as melhorias e manutenções que o condomínio precisa fazer no próximo ano. Existe alguma obra que precisa ser feita no imóvel? O condomínio está em dia com a documentação de prevenção contra incêndios?

Defina quais são as urgências e apresente orçamentos para especular os gastos previstos.

Assim, a previsão orçamentária do condomínio chegará mais próxima possível da realidade.

O fundo de reserva também pode fazer parte do orçamento. Entretanto, é preciso consultar a convenção do condomínio para conferir se a prática é permitida.

Pode-se também criar outros fundos com arrecadações superiores a 12 meses, com o Fundo para Pintura do Prédio, ou Fundo de Obras, desde que exista um planejamento de longo prazo para investimento do dinheiro arrecadado.

Separe as despesas em grupos principais na sua planilha de previsão orçamentária, com o custo mensal discriminado mês a mês. Também deve ser discriminado o valor médio gasto com cada item, de forma a ajudar a entender porque, em alguns meses, houve mais ou menos gasto.

Folha de Pagamento

Caso tenha funcionários próprios, saber o quanto foi gasto com colaboradores é fundamental, já que este costuma ser o maior investimento mensal do condomínio.

A folha de pagamento costuma representar uma média de 60% do total das despesas do condomínio.

No item "folha de pagamento" também devem ser levados em conta as férias, décimo terceiro salário e encargos com os funcionários do condomínio.

Vale a pena verificar o quanto de horas extras estão sendo feitas pelos colaboradores, de forma a se organizar para economizar.

Neste momento é uma boa hora para perguntar se há algum colaborador que deseja se desligar da função, assim já se pode pensar em um provisionamento para o próximo ano.

Material de Consumo

São itens do dia-a-dia do condomínio, como sacos de lixo, café dos funcionários, produtos de limpeza, manutenção e uniformes.

É importante sempre cotar com três fornecedores diferentes para qualquer compra feita no condomínio. Dessa forma, fica assegurado que o melhor preço aliado à qualidade esperada serão os critérios de desempate.

Manutenção e Conservação

Aqui entram os contratos mensais do condomínio como: manutenção de portões, interfones, bombas e filtros, jardins e elevadores. Despesas sazonais de manutenção como dedetização e laudo do para-raios, também devem ser consideradas.

Contas de Consumo

Englobam os gastos com água, energia das áreas comuns e gás.

Condomínios onde não há medição individualizada, uma dica é cobrar esses itens à parte, mensalmente e em forma de rateio

Cobrar esses itens conforme o mês, principalmente quando a água não é individualizada no condomínio, ajuda a conscientizar os moradores sobre o consumo. Também é uma forma dessas contas não levarem recursos de outras áreas, deixando o orçamento apertado.

Despesas Administrativas

Referem-se a isenção do síndico ou seu pagamento e os honorários e custos com administradora.

Gastos Diversos

Despesas operacionais reembolsadas, gastos com cópias, correios, estacionamento, cartório e seguro do prédio.

Projete os Índices de Reajustes

Para a grande maioria dos contratos, o índice de correção utilizado será o IGPM. Também em se tratando dos contratos, para elaborar uma boa previsão orçamentária, é importante que se leve em conta quando é seu vencimento.

Já para os salários dos funcionários, geralmente esse reajuste é algo acordado entre os sindicatos, e a definição de quando isso acontece varia de acordo com a região.

Inadimplência

É impossível haver uma boa previsão orçamentária sem considerar a inadimplência.

Esse é um problema que deve ser tratado no dia-a-dia, não podemos esperar chegar no final do ano para pensar como essa questão será abordada

O síndico deve acompanhar de perto a inadimplência, evitando que a mesma cresça, o que pode, por sua vez, impactar na previsão orçamentária, fazendo necessários ajustes que não serão muito bem recebidos por quem está com a sua cota em dia.

Separe bem o que é Benfeitoria do que é Manutenção.

É muito importante que na previsão orçamentária estejam discriminados apenas os gastos ordinários – uma vez que não são necessariamente as mesmas pessoas que contribuem com os dois fundos.

Despesas relacionadas às benfeitorias são de responsabilidade do dono da unidade, ao passo que uma manutenção devida a desgaste é responsabilidade do morador. Observar essa diferença evita muitos problemas.

Outro ponto é antever quais benfeitorias o condomínio necessitará no próximo ano, de forma a se provisionar um fundo de reserva, ou de obras, para tanto.

Margem de Segurança

Quando se faz uma boa previsão, o ideal não é fazê-la nem muito folgada e nem muito apertada.

As contas devem fechar todos os meses – porém deixar um “respiro” garante essa tranquilidade normalmente.

Assim um vazamento inesperado que gerou um gasto ou qualquer outro imprevisto será contornado mais facilmente.

O ideal é variar entre 4% e 5%.

Assim como na prestação de contas, o síndico pode preparar um material para distribuir aos condôminos antes da apresentação. Além disso, é importante cuidar para que a assembleia não se torne tediosa. Falar sobre números pode ser complicado, então busque simplificar os termos. Aproveite para usar gráficos e outros elementos visuais.

A aprovação da previsão orçamentária do condomínio é feita com a maioria simples dos votos dos condôminos.

Após a aprovação, é importante mostrar aos condôminos o desenvolvimento das coisas. Para isso, o síndico pode apresentar o balancete mensalmente. Assim, é possível comprovar que as necessidades do condomínio estão sendo atendidas sem comprometer a saúde financeira do condomínio. Também podem ser enviadas circulares para os moradores através de um software de administração condominial.

E se não for aprovada?

Se a previsão orçamentária não for aprovada, continua valendo a previsão realizada no ano anterior. Logo, não há reajuste no valor da taxa condominial. Caso isso ocorra, o síndico precisa explicar à assembleia que os gastos para o próximo ano são maiores do que as receitas. Portanto, será necessário realizar cortes de despesas no condomínio. Toda essa conversa e decisões tomadas deverão ser descritas em ata.

Desta forma, uma previsão orçamentária para condomínio bem feita pode significar menos despesas para os moradores ao longo do ano.

Uma boa previsão orçamentária tem muito mais a ver com conhecer o passado e o perfil do condomínio do que “adivinhar” quanto será gasto daqui a 12 meses.

Permitir a auditagem do próprio sistema, tanto no que diz respeito aos votos de uma decisão, como no que respeita à conduta do administrador do sistema, além de se identificar com confiabilidade a unidade votante, a forma que votou, o horário e por meio de qual login e senha, pois havendo dúvidas poderão ser checados os votos.

Checklist de previsão orçamentária do condomínio

1. Custos com contas de água e luz;
2. Folha de pagamento dos funcionários;
3. Pagamento de férias, 13º salário, rescisões contratuais;
4. Pagamento de impostos;
5. Equipamento de segurança;
6. Contribuições previdenciárias;
7. Contratos com prestadoras de serviço;
8. Manutenções preventivas;
9. Material de limpeza e escritório;
10. Valor do seguro condominial;
11. Levar em consideração os gastos do ano anterior;
12. Levantar dados sobre a inadimplência no condomínio;
13. Prever contribuições previdenciárias dos funcionários, assim como férias e 13º salário;
14. Calcular a folha de pagamento dos funcionários contratados;
15. Rever contratos que serão renovados, buscando recombinar valores;
16. Listar obras e manutenções que deverão ser feitas ao longo do ano;
17. Considerar a inflação do período;
18. Montar o planejamento levando em consideração uma margem para imprevistos;
19. Aprovação da previsão orçamentária do condomínio;
20. Após reunir todas as informações importantes, o síndico precisa apresentar a previsão orçamentária condominial para os moradores;
21. Deve ser convocada uma reunião de assembleia com pauta específica para o tema.

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